外部専門家を効果的に利用する2つの重要ポイント

会社の経営や組織にかかわるような課題や問題を解決したいと思ったら、まず皆さんはどうしますか?

 

もちろんご自身で書籍に当たったり、調べたりすると思いますが、多くの場合専門家に相談するのではないかと思います。

 

コンサルタント、教育やITのベンダー、弁護士・中小企業診断士・社会保険労務士・税理士などの専門家ですよね。

 

売上の拡大や新規事業への参入、営業組織の強化などのテーマだと経営コンサルタントや中小企業診断士に、人材の能力を高めたい、組織風土を変えたいなどの課題だと人事コンサルタントや教育ベンダーに、評価制度の整備やパワハラ対策などだと人事コンサルタントや社会保険労務士にというようにそれぞれ、専門家の支援を仰ぐのではないかと思います。

 

もちろん専門家に力を貸してもらうことは良いことですし、多くの場合期間も短く効率的に検討を進めていくことができます。

 

ただ外部の専門家を利用して、苦労して精緻な評価制度を入れたのに使い物にならない、何度も打ち合わせをして研修を実施したのに社員や組織にほとんど変化が見られないなど、手間と高いお金を支払って実施したのに効果がなかなか出ないということが結構あるのではないでしょうか。

 

外部の専門家を利用して効果を出すにはやはりコツがあります。

 

どのように外部の専門家を利用したら効果に結びつきやすいのか、効果的な専門家の利用の仕方についてお伝えしたいと思います。

 

1.一番効果が出ない専門家の利用の仕方

 

まずは一番効果が出ない専門家の利用の仕方から見ていきましょう。

 

一番効果が出ない専門家の利用の仕方は、現状の調査、あるべき姿の明確化、重要課題の抽出、課題解決策の策定などの課題解決のプロセスのほとんどを専門家に委ねてしまうやり方です。

 

専門家に言われるままにヒアリングを受けたり、会議に出席して意見を言ったりしているうちに、上記の課題解決のプロセスが専門家主導で進み、評価制度の構築や改定であれば、制度はある意味自然とでき上がっていきます。

 

評価制度はとても精緻なものができあがり、短い期間で成果物を手に入れることができます。

 

「できたできた」とみんなで喜ぶ瞬間はとても充実しているのですが、専門家が作業をして作りこんだ分費用も高く、精緻につくりすぎていて、自分の会社には合わない、制度を自分たちで運用できないということがよく起こります。

 

人事コンサルティング会社に何百万円、何千万円かけて評価制度をつくってもらったのに使い物にならず、別のコンサルティング会社にまた評価制度の構築を依頼しているという話をあまりにもよく聞きます。

 

研修についても、教育ベンダーから「そういう課題に対しては今はこういう内容の研修がトレンドなので」と言うので、教育ベンダーが用意しているパッケージで研修を実施したところ、研修時の受講者の反応はまずまずだったけれど、その後の効果はほとんど見られないということもこれまた非常に多いのです。

 

2.効果的な専門家の利用の仕方

 

技術的な課題ではなく、組織に変化を必要とする適応課題(考え方、行動様式や人間関係などを変えないと解決しない課題)を解決しようと思う場合は特に、①自分たちで現状を詳細に把握し、②自分たちが納得する「ありたい姿」を明確に描き、③重要課題を見極め、④的確な課題解決策を策定して、⑤具体的な計画を立てて実行し続けるという課題解決の基本的なプロセスに自分たちで主体的に取り組んで、自分たちの現在の力に合った解決策を導き出し、地道に実行し続けないとなかなか組織に変化は生まれません。

 

やはり自分たちに合ったオリジナルの取り組みをしていく必要があります。

 

逆に言えば、自分たちで主体的に取り組まない限り、課題解決の自分たちにとっての最適解を見つけ、効果を得ることは極めて難しいということです。

 

ただ、自分たちだけでこの課題解決の基本的なプロセスを丁寧にたどって最適解にたどり着くことは慣れていないとなかなかできません。

 

そこで、経験豊かな専門家に入ってもらって、自分たちが主体的かつ丁寧にこのプロセスにしっかりと取り組めるように、ファシリテーションあるいは組織コーチングをしてもらうことが効果的な利用の仕方と言えます。

 

そして専門家を選ぶ際には、事前に取り組みたい課題について専門家と打ち合わせができるある程度の知識と仮説を持てるぐらいの勉強や準備をしておく必要があります。

 

そして、頼もうと思う専門家が、ただ制度や仕組みなどの成果物を生み出して、「あとは頑張ってね」というようなタイプではなく、クライアントが主体的に課題解決のプロセスに取り組めるように伴走支援をしてくれて、クライアントに課題解決の経験やノウハウが残ることを重視するようなタイプなのかをしっかり確認しておく必要があります。

 

こうした伴走をしてくれる専門家を利用すると、専門家にほとんど委ねる利用の仕方よりもクライアントに課題解決のノウハウが残りますし、専門家が手を動かす割合が少ない分費用を低く抑えることができます。

 

3.専門家を利用する際の最も重要な2つのポイント

 

専門家を利用する際に、自分たちが主体的に課題解決のプロセスに取り組むその伴走をしてもらう利用の仕方が効果を得られやすいというお話をしましたが、専門家を利用し始めてからの最も重要なポイントが2つあります。

 

基本的に、自分たちで主体的に課題解決のプロセスに沿って検討を進めていき、その解決策を実行していくわけですが、その時に私たちが不得意なのが、議論を広い視野・客観的な視座から俯瞰的に行い、徹底的に深掘りをするということです。

 

広く、客観的に、深く思考したり、議論したりすることが自分たちだけではなかなかできないということです。

 

もう一つは、検討の結果決まった課題解決策を具体的な計画に落とし、粘り強く、実行し続けていくということも私たちは大変苦手です。

 

特に身内だけだと本当に意志の強いプロジェクトリーダーや事務局がいないと、どうしても思考や議論が浅くなってしまい、解決策の実行もなかなか成果に結びつかないといつのまにか尻つぼみになってしまったりします。

 

ですから、そこに外部の専門家に入ってもらい、愚直に、丁寧に、徹底的に思考や議論ができるようにファシリテートしてもらい、生み出した解決策の実行を粘り強くサポートしてもらうのです。

 

外部の専門家を利用する際の最も重要なポイントは、

  • 徹底的な思考と議論
  • 解決策の継続的な実行

の2つをサポートしてもらうことです。

 

これで、たとえ課題解決策が一般的な見方からするとそれほどかっこいいものではなかったとしても、自分たちが徹底的に考え議論し得た答えであればそれが最適解ですし、粘り強く実行を続ければ必ず結果に結びつきます。

 

専門家を利用する際には、ぜひ上記の2つのことをしっかりと専門家に確認し、要望していただければと思います。

 

まとめ

 

皆さんが組織的な課題や人材に関する課題などを解決しようと思ったとき、外部の専門家を利用することは非常に有効な手段の1つです。

 

ただ、外部の専門家を利用してもお金と時間を使っただけで、効果がほとんどなかった、あるいは手間が増えただけだったということが結構あるものなのです。

 

その理由は、課題解決のプロセス(①現状把握、②「ありたい姿」の明確化、③重要課題の見極め、④課題解決策の策定、⑤課題解決策の計画立案と継続的な実行)の遂行を専門家に依存してしまうことによります。

 

言葉は悪いですが、依存するとだいたい専門家にいいようにやられてしまいます。

 

本当に課題解決で結果や効果を生み出したいと思ったら、自分たちが課題解決のプロセスに主体的に取り組むことが必要です。

 

ただ経験がないと課題解決のプロセスにどのように取り組んだら良いかわからないので、そのプロセスの踏み方を専門家にサポートしてもらうのです。

 

あくまでも主役は自分たちで、専門家はわき役です。

 

そして専門家のサポートの仕方にリクエストするとしたら、次の2つのことを強く要求してください。

 

課題解決の各プロセスでの徹底的な思考・議論のファシリテートと決定した解決策の継続的な実行のサポートです。

 

これが、専門家を最大限うまく利用し、課題解決の実効を上げるための最善の策と言えます。

 

頭の片隅に入れておいていただければと思います。

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